Take Away & Catering är en e-handelslösning där du får en webbsida som dina kunder kan surfa till för att beställa mat eller andra produkter för avhämtning eller utkörning.

Artikelregistret som används är samma som i kassasystemet. Du kan själv styra vilka tider du är tillgänglig för upphämtning eller utkörning och hur lång tid en specifik artikel kräver för att tillredas. De inställningar som du gör styr sedan vilka tider dina kunder kan välja på när de beställer.

Dina ordrar samlas i en tydlig ordervy i Northmill HUB där du även kan växla till kalendervy för att se när respektive order ska vara färdig för leverans.

I den här användarmanualen hittar du all information du behöver för att hantera din beställningssida för Take Away & Catering. Beställningssidan administreras helt och hållet från HUB vilket innebär att du behöver ha inloggning hit för att kunna utföra det som står i den här manualen.

I samband med att du tecknat dig för Northmill Flo Take Away & Catering ska du ha fått ett mail från Northmill HUB som innehåller en länk till din beställningssida. Eftersom beställningssida inte är aktiverad ännu så leder länken just nu bara till en tom sida med ett meddelande om att aktivering krävs.

Aktivera din beställningssida

1. Logga in i Northmill HUB

2. Gå till Inställningar - Onlinelösningar. Klicka sedan på Aktivera onlinelösningar.

3. I listan med onlinelösningar klickar du på Aktivera på raden för Northmill Take Away och Catering.

4. Klicka på Aktivera även i nästa steg.

När du har genomfört aktiveringen enligt beskrivningen i föregående kapitel kommer du till en sida med inställningar för beställningssidan. Högst upp ser du flikarna Generella, Kundsida, Kassafält, Platser och Betalsätt. Du behöver gå igenom dessa flikar innan din beställningssida kan aktiveras.

Generella inställningar

Under fliken Generella ställer du in alla grundläggande uppgifter för ditt företag.

Ange dina företagsuppgifter i fälten intill rubriken Företagsuppgifter. Dessa uppgifter kommer visas på din beställningssida.

Ange kontaktuppgifter intill rubriken Kontaktuppgifter. Dessa uppgifter visas också på din beställningssida. E-postadressen som du anger här kommer att vara mottagare för beställningsmail när en kund lägger en ny order.

Klicka på knappen Spara för att verkställa dina ändringar.

Kundsida

Under fliken Kundsida gör du övriga inställningar för din beställningssida. Vi går igenom varje inställning kortfattat nedan. När du har sett över inställningarna klickar du på knappen Spara längst ner för att verkställa dina ändringar.

Synlighet för sökmotorer

Bocka för detta alternativ om du vill att din beställningssida ska vara synlig för sökmotorer som t.ex. Google och Bing.

Logotyp

Här kan du ladda upp din logotyp som visas i sidhuvudet på din beställningssida.

Favicon

Här kan du ladda upp en bild som används som favicon för din beställningssida. En favicon är en liten bild som visas intill sidans titel i webbläsarfliken.

Tillåt kunder att skapa konton

Bocka för detta alternativ om du vill att dina kunder ska kunna skapa ett eget konto på din beställningssida. De kommer då kunna logga in för att se orderhistorik och status på sina beställningar.

Kräv inloggning för att kunna beställa

Om du aktiverar detta alternativ så måste kunderna logga in för att kunna lägga en beställning.

Färgschema

Här kan du ställa in ett färgschema för din beställningssida. Du kan antingen välja ett färdigt färgschema under Välj färgschema eller anpassa fritt genom att ändra färg i respektive fält.

Startsida

Här kan du lägga till textinnehåll som visas på startsidan. Du kan också lägga till några utvalda grupper som visas med bild och rubrik på startsidan. Kunden kan sedan klicka på gruppen för att komma till den aktuella produktgruppen. Sök efter en grupp genom att ange gruppens namn i textfältet. Klicka sedan på namnet för att lägga till den. Läs mer om hur du skapar och hanterar grupper här.

Om oss

Här kan du skriva en text till sidan ”Om oss”. När du har lagt till en text i detta fält kommer sidan att dyka upp i toppmenyn.

Kontakta oss

Här kan du skriva en text till sidan ”Kontakta oss”. När du har lagt till en text i detta fält kommer sidan att dyka upp i toppmenyn.

Köpvillkor

Här kan du skriva vilka villkor som gäller för kunder som väljer att göra beställningar. Köpvillkoren kommer att visas på en länk i beställningssidans toppmeny. Kunden kommer också behöva godkänna villkoren innan en beställning kan läggas.

Integritetspolicy

Här kan du skriva en text som beskriver din integritetspolicy. En integritetspolicy innehåller information om hur du hanterar dina kunders personuppgifter. Policyn kommer att visas på en länk i beställningssidans toppmeny.

Text i sidfot

Här kan du skriva en kort företagspresentation som visas längst ner till höger i sidfoten.

Val när man lägger artikel i varukorgen

När en kund väljer att lägga en artikel i varukorgen dyker det upp en popup med ett textfält där kunden kan fylla i eventuella önskemål. Här kan du styra rubriktexten i popupen.

Val i kassan

Här kan du göra en rad inställningar som påverkar själva kassasidan där kunden fyller i sina uppgifter innan beställningen läggs. Du kan bland annat ändra rubriktexterna för de olika fälten. Du kan också aktivera så att SMS skickas till dina kunder vid beställning.

Specialalternativ

Under den här rubriken hittar du inställningar som passar dig med lite mer specifika önskemål. Du behöver inte bry dig om dessa inställningar om du inte är i behov av dem.

Här kan du t.ex. aktivera ett fält för representation så att kunden behöver fylla i en deltagarlista i samband med beställningen. Du kan även ställa in så att det finns möjlighet att ange en annan kontaktperson vid beställningen.

Alternativet Val av plats gör det möjligt för kunden att välja färdiga platser dit beställningen ska levereras. Om du vill använda dig av platser kan du aktivera det här. Du kan också styra vad du vill kalla det på beställningssidan. Du skulle t.ex. kunna kalla det för ”Mötesrum”. Längre ner på sidan går vi igenom hur du hanterar platser.

Kassafält

Under fliken Kassafält kan du lägga till egna fält som dina kunder måste fylla i vid beställning. Gör så här för att lägga till ett nytt kassafält.

1. Klicka på knappen Skapa ny.

2. Ange Titel på fältet. Titeln kommer visas ovanför fältet på beställningssidan.

3. Välj typ av fält under Typ.

4. Välj om fältet ska vara obligatoriskt eller ej.

5. Ange Visningsordning för fältet. Ett lågt värde innebär att fältet visas högre upp på kassasidan och ett högt värde längre ner.

6. Klicka på Spara för att spara ditt nya fält.

Platser

Tidigare i det här kapitlet beskrev vi hur du kan använda dig av något som kallas Platser. Kunden väljer då en fast plats som beställningen ska levereras till. Du hanterar dina platser under fliken Platser. Gör så här för att skapa en ny plats.
Klicka på knappen Skapa ny.

1. Ange ett namn för platsen i fältet Namn.

2. Under Giltiga leveransalternativ kan du styra vilka leveransalternativ som ska vara tillgängliga för den aktuella platsen.

3. Klicka på Spara för att spara ditt nya fält.

Kunden kommer nu kunna välja platsen förutsatt att du aktiverat användning av platser på fliken Kundsida.

Betalsätt

Under fliken Betalsätt aktiverar du de betalsätt som du vill använda för din beställningssida. Tänk på att betalsätt som kortbetalning, Swish och Resurs Bank kräver att du har tecknat ett avtal för att få tillgång till de uppgifter som krävs för att aktivera betalsättet.

1. Aktivera ett betalsätt

2. Klicka Aktivera på det betalsätt du vill använda på din beställningssida.

3. Ange uppgifterna som det aktuella betalsättet kräver.

4. I fältet Aktivera i onlinelösningar väljer du Take Away & Catering.

5. Klicka på Spara för att aktivera betalsättet.

Kort info om de olika betalsätten

Kortbetalning med NMI

Detta betalsätt gör det möjligt för kunder att betala med kort. För att använda detta betalsätt behöver du först ansöka om ett inlösenavtal via Elavon. Här kan du göra din ansökan .

Faktura med Resurs Bank

Detta betalsätt gör det möjligt för kunder att betala med faktura via Resurs Bank. För att använda detta betalsätt behöver du först ansöka om ett inlösenavtal via Elavon. Gör din ansökan här.

Direktbetalning med Swish

Detta betalsätt gör det möjligt för kunder att betala med Swish. För att använda detta betalsätt behöver du ha tecknat ett avtal för Swish Handel. Du behöver också ha aktiverat din integration mot Swish i Northmill HUB. Läs hur du aktiverar integrationen.

Betala i kassan

Detta betalsätt gör det möjligt för kunder att betala på plats i kassan.

Faktura

Detta betalsätt gör det möjligt för kunder att välja att betala med faktura.

Grupper används för att kategorisera artiklar på beställningssidan. Med en bra gruppstruktur blir det lättare för dina besökare att hitta det de söker.

Hantering av grupper fungerar på samma sätt som för kassasystemet. Om du inte gjort detta tidigare rekommenderar vi att du kollar kapitlet Artikelgrupper.

Här är en kortfattad beskrivning över hur du skapar/redigerar en grupp.

1. Gå till Artiklar – Grupper i Northmill Northmill HUB.

2. Klicka på Skapa ny för att skapa en ny grupp eller klicka på redigeringsikonen för att redigera en befintlig grupp.

3. De fält som är viktiga att ange när du anpassar en grupp för din beställningssida är Namn på artikelgrupp, Förälder och Bilder.

4. Klicka på Spara för att verkställa dina ändringar.

I nästa kapitel går vi igenom hur du förbereder en artikel för beställningssidan. Du kommer då kunna välja en grupp att placera artikeln i.

Beställningssidan använder exakt samma artikelregister som Northmill kassasystem. Om du är van vid att lägga upp artiklar för din kassa så fungerar det på precis samma sätt. Om inte så rekommenderar vi att du kollar kapitlet Lägga till artiklar och ändra artiklar för att komma i gång.

Här kommer en kortfattad beskrivning av hur du skapar en artikel för beställningssidan.

1. Gå till Artiklar – Artikelregister i Northmill HUB.

2. För att skapa en ny artikel klickar du på knappen Skapa och sedan Skapa artikel. För att redigera en befintlig artikel klickar på artikeln i listan och sedan på knappen Editera uppe till höger.

3. Ange Artikelnummer och Artikelnamn/Kvittotext.

4. Se till att Artikeltyp är Vara.

5. Välj ett alternativ i fältet Konteringskod. Detta styr momsen för artikeln på beställningssidan.

6. Ange pris för artikeln i fältet Försäljningspris inkl.moms.

7. Se till att alternativet Webbshopsartikel är aktivt. Detta alternativ är aktivt som standard på nya artiklar.

8. Välj en passande grupp i fältet Grupp.

9. Lägg till en passande beskrivning för artikel i fältet Artikelbeskrivning.

10. Under rubriken Bokning kan du ställa in att din artikel kräver in viss tid för att förberedas. Detta påverkar när kunden kan få den levererad. Aktivera alternativet Kräver förberedning. Ange sedan tiden som artikeln kräver i fältet Tid för förberedelse bokningar.

11. Klicka på Skapa direkt för att spara din nya artikel. Om du redigerar en befintlig artikel klickar du på Spara.

För att Northmill Take Away & Catering ska fungera korrekt när du hanterar ordrar i Northmill HUB behöver du göra en inställning i ditt Northmill Flo Apps-konto.

1. Gå till Inställningar - Faktura/Order i Northmill HUB.

2. Bocka för alternativet Använd klockslag.

3. Klicka sedan på Spara.

När din kund gör en beställning på beställningssidan kommer den in som en order i Northmill HUB och planeras in i schemat på en tillgänglig resurs. Resursen är den som utför själva beställning. En resurs på en restaurang skulle t.ex. kunna vara köket.

En resurs har en egen kalender där du ser alla inplanerade beställningar. I kalendern kan du lägga till tillgänglig tid för resursen. Detta styr sedan vilka tider dina kunder kan välja för leverans på beställningssidan.

Lägg till en resurs

1. Gå till Inställningar – Bokningar i Northmill HUB.

2. Klicka på fliken Bokningsbara resurser.

3. Klicka på Skapa ny för att skapa en ny resurs.

4. Ange inställningarna för din resurs. Ange Namn, Välj Varor i fältet Typ av artiklar denna resurs hanterar och Annat i fältet Resurstyp. Övriga uppgifter använts främst för tjänsten Booking och behöver inte fyllas i i detta fall.

5. Klicka på Spara för att verkställa dina ändringar.

Kalendern

Gör så här för att öppna kalendern i Northmill HUB:

1. Gå till Försäljning – Order i Northmill HUB.

2. Tryck på knappen Kalender. Här visas en kalendervy över beställningar som kommer in.

Varje resurs har en egen kalender. Du kan växla resurs eller välja att visa alla resurser samtidigt genom att ändra värdet i rullisten uppe till vänster. Du kan enkelt hoppa till en annan vecka genom att ändra värdet i fältet Vecka uppe till vänster. Om du vill hoppa till en specifik dag så kan du välja den i fältet till höger med texten Välj datum. Då kommer du se schemat för den enskilda dagen som du valt. Du kan också välja en dag genom att klicka på datumet i månadskalendern till vänster.

Ett annat sätt att bläddra mellan veckor är att använda pil-ikonerna i mitten av vyn. Mellan konerna ser du vilken vecka du befinner dig på.

Om du använder dig av en liten skärm och vill se mer av kalendern kan du klicka på den blå knappen med kalender-ikonen i. Då kommer månadskalendern till vänster att döljas och bokningskalendern får mer utrymme.

Innan du har gjort några inställningar kring tillgänglighet på dina resurser så kommer det inte vara möjligt att beställa någonting alls. Det beror på att det inte finns några tider att välja på ännu.

Lägg till tillgänglig tid

För att dina kunder ska kunna göra beställningar krävs det att du har lagt till tillgänglig tid för din resurs. Tillgänglig tid är i princip öppettider - tid då du kan leverera dina kunders beställningar, alltså finnas tillgänglig för avhämtning eller utkörning.

1. Klicka på ikonen med en klocka uppe till höger. Nu visas en kalendervy där du kan lägga till bokningsbar tid i kalendern för en viss resurs.

2. Tryck på knappen Skapa ny, eller på ett klockslag i kalendern.

3. Fyll i vilken resurs det gäller i Bokningsbar resurs.

4. I fälten Startdatum, Starttid, Slutdatum, Sluttid anger du vilka dagar och klockslag det skall gå att boka tid. Detta kan t.ex. vara mellan 10-14 för lunch, 9-17 om du har öppet hela dagen eller liknande.

5. I fältet Typ av händelse väljer du Bokningsbar tid.

6. I fältet Beskrivning kan du göra en anteckning om du vill.
Tryck på Skapa.

7. I kalendern visas nu ett vitt block som markerar att det går att boka den tiden.

Lägg till ej bokningsbar tid

Ibland kan du vilja lägga till icke-bokningsbar tid. Det kan vara användbart t.ex. om resursen är tillgänglig mellan vissa tider, men med undantag för t.ex. rast.

1. Tryck på Skapa ny.

2. I fältet Typ av händelse anger du Ej bokningsbar.

3. Ej bokningsbar tid markeras med gul färg.

Kopiera tider mellan veckorna

För att slippa behöva skapa öppettider för varje vecka kan du kopiera tiderna från en vecka till nästa. Gör så här:

1. Gå till veckan du vill kopiera till.

2. Tryck på knappen Kopiera föregående vecka.

3. Tryck på Ja.

1. Öppna kassan och klicka på Order högst upp.

2. Välj den aktuella ordern i listan över klara ordrar. När du klickar på en order i listan kommer du se information kring ordern till höger på skärmen. I fältet Betalstatus kan du se om ordern är betald eller ej.

3. Välj ett av alternativen längst ner till höger för att slutföra köp och lämna ut ordern.

Observera att om ordern redan är betald kan du inte ta betalt för den en gång till.

1. Öppna kassan och tryck på menyknappen längst upp till vänster.

2. Tryck på order och välj den aktuella ordern.

3. Komplettera med rätt uppgifter

När en kund gör en ny beställning skickas det ett mail till både dig och kunden med en sammanställning av ordern. Alla ordrar samlas även i en lista i Northmill HUB så att du får en tydlig överblick på vad som kommit in.

1. Gör så här för att hantera en order i Northmill HUB.

2. Gå till Försäljning – Order i Northmill HUB. Du kommer här se en lista på ordrar.

3. Klicka på Kalender för att istället se kalendervyn.

4. Klicka på en order för att se detaljerad info om en order. Här kan du se vad kunden beställt, förfallotidpunkt, eventuella kommentarer från kund, med mera. Du ser även vilken resurs som beställningen är inplanerad på, samt vilken typ av leverans kunden valt. Under rubriken Kunduppgifter ser du all info om kunden som har beställt.

5. Förbered beställningen åt kunden.

När du är klar med en beställning och är redo för att leverera den klickar du på knappen Klar. Ordern kommer då att markeras som Klart för leverans och du kan plocka upp den i kassan för att ta betalt och skriva ut ett kvitto.

Under kunduppgifterna finns en tabell med en sammanställning av alla artiklar som kunden har köpt. Om kunden har lagt till egna önskemål kring en specifik artikel så kommer denna att hamna på en egen rad under artikeln det gäller. Om kunden har angett att beställningen är en representation och lagt till en deltagarlista så kommer denna att synas på en egen rad längst ner i artikellistan.

Om du vill ta bort en order helt klickar du på den röda knappen med texten Makulera. Ordern kommer då att försvinna från listan listvyn och kalendervyn.

Som du ser finns det även knappar för Start, Vilande och Väntar på kundsvar. Dessa kan du använda som interna statusar om du vill för att lättare hålla koll på orderns status, men de är inte nödvändiga.

Lämna ut en order i kassan

När ordern markerats som Klar i Northmill HUB finns den tillgänglig i kassan. Gör så här när kunden vill hämta sin beställning:

1. Öppna kassan och klicka på Order högst upp.

2. Välj den aktuella ordern i listan över klara ordrar. När du klickar på en order i listan kommer du se information kring ordern till höger på skärmen. I fältet Betalstatus kan du se om ordern är betald eller ej.

3. Välj ett av alternativen längst ner till höger för att slutföra köp och lämna ut ordern.

Observera att om ordern redan är betald kan du inte ta betalt för den en gång till.

All försäljning som görs på din beställningssida samlas i bokföringsunderlaget i Northmill HUB under Inställningar - Bokföringsunderlag.

För att dina försäljningar ska bokföras på rätt sätt behöver du först ställa in bokföringskonton för moms och för de olika betalsätten som används på beställningssidan. Detta fungerar på samma sätt för alla våra onlinelösningar.

Här kan du läsa om hur du ställer in moms- och intäktskonton(LÄNK)