I den här användarmanualen beskriver vi hur du administrerar Northmill Booking.

Booking är ett bokningssystem där dina kunder kan boka tid hos dig direkt på webben. När vi har upprättat din bokningsmiljö får du en webbadress av oss som du kan länka till från din hemsida.

Bokningsmiljön ligger på en undersida till domänen moreflobooking.com. Ett exempel på en adress är www.moreflobooking.com/foretaget/

När dina kunder gjort en bokning i bokningsmiljön kommer den att dyka upp i din kalender inne i Northmill HUB. Här kan du ha full kontroll över dina tillgängliga resurser.

Du kan se vad som är bokat av kunderna och du kan själv lägga till bokningar om en kund t.ex. ringer in och vill boka över telefon.

Du kan även hantera tillgänglighet och frånvaro så att dina resurser inte blir uppbokade på jobb när det är lediga.

När du får tillgång till din bokningsmiljö för första gången kommer den att vara helt tom. Du behöver nu själv gå igenom stegen i den här användarmanualen för att skapa bokningsbara artiklar och lägga till resurser för bokning.

Du har också möjlighet att lägga till kontaktinformation, öppettider och en välkomnande text som visas ute på bokningssidan.

Vi rekommenderar att du följer stegen i den här användarmanualen så kommer du snart vara igång och samla in bokningar.

Du hanterar din bokningsmiljö helt och hållet från Northmill HUB. I samband med att vi upprättat din bokningsmiljö har vi aktiverat nya inställningsmöjligheter för Flo Booking inne på ditt konto.

Om du har tillgång till Northmill HUB sedan tidigare kommer du åt de nya inställningarna genom att logga in i Northmill HUB precis som tidigare. Om du inte har tillgång till HUB sedan tidigare ska du ha fått inloggningsuppgifter skickade till dig via mail.

För att kunna genomföra det som står i denna användarmanualen förutsätter vi att du är inloggad i HUB.

Det finns innehåll i din bokningsmiljö som inte är specifik för någon bokning utan som är mer allmän information. Det gäller t.ex. text och bilder på startsidan samt öppettider och kontaktinformation i sidospalten.

Du kan redigera detta genom att gå in på Inställningar och sedan Bokningar uppe till höger i Northmill Flo Apps.

Generella inställningar

Under fliken Generella kan du ställa in uppgifter som adress, kontaktuppgifter och öppettider. Dessa kommer sedan att visas i högerspalten på din bokningsmiljö. Kontaktuppgifterna visas även i SMS och mail som skickas ut till kunden i samband med bokningar.

I fältet Extra information kan du lägga till ytterligare information som skickas ut till dina kunder via sms och e-post vid en ny bokning. Det kan t.ex. vara en portkod eller restriktioner kring corona.

Verkställ ändringarna

När du är klar med dina ändringar klickar du på den gröna knappen med texten Spara för att verkställa ändringarna. Den nya informationen kommer därefter att uppdateras ute på bokningssidan.

Kundbokning

Under fliken Kundbokning kan du göra inställningar för hur din bokningsmiljö fungerar. Vi beskriver varje inställning kortfattat nedan.

Kundbokning påslagen

Detta alternativ måste vara aktiverat för att dina kunder ska kunna göra bokningar på webben. Om det inte är aktiverat kommer det inte gå att välja några bokningsbara tider.

Kundbokning kräver inloggning

Om detta detta alternativ är förbockat måste dina kunder skapa ett konto i bokningsmiljön för att kunna genomföra bokningar.

Visas i Northmill Portal

På adressen www.moreflobooking.com finns en portal där alla våra kunders bokningsmiljöer finns presenterade. Ni väljer själva om ni vill vara sökbara i denna portal eller inte genom att aktivera eller avaktivera alternativet Visas i Northmill Portal.

Text på förstasidan

Här kan du skriva en text som visas på förstasidan i din bokningsmiljö. Det kan t.ex. vara en välkomnande text som presenterar företaget och som beskriver hur bokningen funkar.

Köpvillkor

Här kan du skriva in de villkor som du vill att kunden ska godkänna innan bokningen kan slutföras. Köpvillkoren visas på en egen sida i bokningsmiljön och det finns en länk dit under kontaktinformationen i sidospalten. När en bokning görs måste kunden bocka för att hen godkänner villkoren först innan bokningen kan slutföras.

Avbokningsregler

Här kan du skriva in villkor för avbokning. Det kan t.ex. vara en text som beskriver hur kunden går tillväga för att avboka samt hur nära inpå den avtalade tiden det är möjligt att avboka. Avbokningsreglerna visas på en egen sida i bokningsmiljön och det finns en länk dit under kontaktinformationen i sidospalten.

Bilder på kundbokningssidan

Här har du möjlighet att lägga till bilder som visas i ett bildspel högst upp på förstasidan.

Verkställ ändringarna

När du är klar med dina ändringar klickar du på den gröna knappen med texten Spara för att verkställa ändringarna. Den nya informationen kommer därefter att uppdateras ute på bokningssidan.

Varje bokningsbar tjänst i din bokningsmiljö är en egen artikel i Northmill HUB. Om du har erfarenhet att skapa artiklar sedan tidigare i Northmill HUB så är det inte jättestor skillnad. Det krävs dock att du gör några specifika inställningar för att detta ska bli just en bokningsbar artikel och inte en vanlig vara.

Det finns väldigt många inställningar som går att göra för en artikel i Northmill HUB. Många av dessa används för att skapa andra typer av artiklar som inte har med bokningar att göra, därför kommer vi inte att gå in på de inställningar här utan vi fokuserar endast på det som är viktigt för en bokningsbar artikel.

För att skapa en ny artikel i Northmill HUB går du in på Artiklar och sedan Artikelregister. Därefter klickar du på den blå knappen med texten Skapa och sedan Skapa artikel i listan som dyker upp.

Fyll först i information i fälten Artikelnummer och Artikelnamn/kvittotext. Välj därefter alternativet Tjänst i fältet Artikeltyp och ange en konteringskod i fältet Konteringskod. Sätt sedan ett pris för bokningen i fältet Försäljningspris inkl. Moms.

Samtidigt som du väljer att den här artikeln ska vara en tjänst så kommer du se att det dyker upp ett alternativ med texten Är bokningsbar längre ner under blocket Bokning.

När du aktiverar detta alternativ så dyker det upp ytterligare fält i anslutning till detta. Inställningarna i detta fält styr hur den bokningsbara artikeln fungerar och det är väldigt viktigt att du ser över dessa för varje bokningsbar artikel.

Vi går igenom fälten mer ingående nedan.

Bokningstyp

Fältet Bokningstyp ska vara inställt på Bokning för att använda artikeln ihop med Northmill Booking. Det finns också ett alternativ som heter Service/Reparation men det ska du inte välja nu.

Standardtid

I fältet Standardtid anger du hur lång tid tjänsten tar att utföra. Om det t.ex. gäller en klipptid som tar 45 min skriver du 00:45 i fältet. Om det istället är 1 timme skriver du 01:00.

Tid mellan bokningar

I fältet Tid mellan bokningar kan du ange hur mycket tid du behöver mellan varje bokning. Om du inte vill ha något mellanrum utan vill att nästa bokning ska starta direkt efter den första så kan du låta det stå 00:00 i fältet.

Intervall för bokning

I fältet Intervall för bokning kan du ange i vilken intervall nya bokningar ska vara tillgängliga. Om du t.ex. anger Standardtid 01:00 på en bokningsbar artikel och sedan sätter Intervall för bokning till 02:00 så kommer det finnas bokningsbara tider varannan timme.

Tidigaste bokning

I fältet Tidigaste bokning kan du ange hur lång tid i förväg en kund ska kunna genomföra en bokning.

Dagar i förväg

I fältet Dagar i förväg kan du ange hur många dagar framåt i tiden denna tjänsten ska kunna bokas in.

Skall bekräftas av butik

När alternativet Skall bekräftas av butik är aktiverat så krävs det en bekräftelse från dig som administratör innan en kund en bokning av den här tjänsten kan fastställas på riktigt. När kunden bokar denna tjänst skickas ett mail till dig om att en ny bokning har gjorts och att den kräver din bekräftelsen. Kunden får sedan ett meddelande om att bokningen är bekräftad först när du bekräftat bokningen.

Kan avbokas av kund

När alternativet Kan avbokas av kund är aktiverat så tillåter du kunden att själv avboka tjänsten. Kunden kan avboka sin tid genom att klicka avbokningslänken i SMS:et och mailet som skicks i samband med bokningen. Om du inte tillåter avbokning så kommer ingen länk att skickas med.

Minsta tid innan start för avbokning

I fältet Minsta tid innan start för avbokning kan du styra hur nära inpå en bokad tid kunden ska kunna avboka. Kunden kommer inte kunna avboka om det är kortare tid kvar än vad som är inställt i detta fält.

Visas i kundbokning

Med alternativet Visas i kundbokning kan du styra om tjänsten ska vara synlig eller inte på bokningssidan.

Beskrivning på kundbokningssidan

Texten Beskrivning på kundbokningssidan är ett textfält där du kan skriva en beskrivande text om tjänsten. Denna visas sedan inne på själva bokningssidan för tjänsten.

Ändra artiklarnas ordning på bokningssidan

Om du vill kan du även styra ordningen som de bokningsbara artiklarna listas i på bokningssidan. Detta gör du genom att ange ett värde i fältet Visningsordning under rubriken Detaljerade inställningar. Ett lågt värde gör att artikeln listas före en artikel med ett högt värde.

Spara artikeln

När du är klar med redigeringen av artikeln kan du spara den genom att klicka på den gröna knappen med texten Skapa direkt i botten på redigeringsläget. Artikeln kommer sedan att vara tillgänglig när du lägger till nya bokningar från kalendervyn eller när du ska lägga till artiklar på en resurs.

En bokningsbar resurs är en person som utför den bokade tjänsten på ditt företag. När en kund genomför en bokning i din bokningsmiljö får denne möjlighet att välja vilken person hen vill boka in sig hos. Om det t.ex. gäller en frisörsalong så kanske kunden vet exakt vem hen vill klippa sig hos, då kan kunden välja på tillgängliga tider hos just den personen.

Varje resurs har en egen kalender i Northmill HUB vilket gör att det blir enkelt att se vad som finns inplanerat på varje person. Varje resurs tillgänglighet speglas också i kundbokningen så att en person inte kan bli inbokad av en kund när denna egentligen inte är tillgänglig.

För att hantera eller lägga till bokningsbara resurser går du till Inställningar och sedan Bokningar och sedan till fliken Bokningsbara resurser. Här ser du nu en överblick över de bokningsbara resurser som finns tillgängliga. För att redigera en resurs kan du klicka på länken Edit på den aktuella resursen. För att lägga till en ny klickar du på den blå knappen med texten Skapa ny.

När du skapar en ny resurs fyller du först i personens namn i fältet Namn. I fältet Resurstyp kan du välja Personal om detta är en person som finns som en medarbetare i Northmill HUB sedan tidigare. Om du valt Personal kommer det att visas ett nytt fält nedanför med rubriken Personal, här kan du välja rätt medarbetare från HUB. Om personen inte finns som medarbetare i HUB väljer du istället Annat i fältet Resurstyp.

I fältet Visningsordning kan du styra i vilken ordningen den aktuella resursen ska listas i förhållande till andra resurser på bokningssidan. Ett lågt värde gör att resursen listas före en resurs med ett högt värde.

Genom att bocka för alternativet Aktiv för bokning kan du styra om resursen ska vara tillgänglig för bokning i bokningsmiljön eller inte.

Under rubriken Bilder kan du lägga till en bild som visas när en kund väljer denna resurs i bokningsmiljön.

Till höger i vyn ser du ett fält med rubriken Undanta artiklar. Här kan du ställa in vilka artiklar resursen ska kunna bokas in på av kunderna. Om du låter fältet vara inställt på Inga så kommer resursen att vara tillgänglig för alla artiklar. Om du ställer in fältet på Exkludera artiklar så dyker det upp ett textfält under där du kan välja ut de artiklar som resursen inte ska kunna bokas in på.

Om du ställer in fältet på Endast vissa artiklar så dyker det upp ett fält under där du kan välja ut de artiklar som resursen ska kunna bokas in på. Resursen kommer då endast att vara tillgänglig för dessa artiklar och inga andra.

Vid valet Endast vissa artiklar har du också möjlighet att styra hur många samtida bokningar resursen ska kunna hantera vid samma tidpunkt för en specifik artikel. Detta gör du genom att ange ett antal i fältet Max antal parallellt. Om du t.ex. skriver 3 i detta fält så kommer totalt tre kunder kunna boka in sig på samma tid innan tiden blir fullbokad.

Spara resursen

När du är klar med redigeringen av resursen kan du spara den genom att klicka på den gröna knappen med texten Spara i botten på redigeringsläget. Resursen kommer sedan att vara tillgänglig när du lägger till nya bokningar från kalendervyn eller när kunden gör bokningar från bokningsmiljön.

Alla bokningar som kommer in från kunder eller som du lagt till själv hanterar du enklast från kalendervyn i Northmill HUB. Du hittar denna genom att gå in på länken Tidsbokning uppe i huvudmenyn.

Du kommer nu att se en kalender som visar den aktuella veckan. Om det finns bokningar inplanerade under veckan så kommer du se att dessa är tillagda i kalendern. Du kan växla resurs eller välja att visa alla resurser samtidigt genom att ändra värdet i rullisten uppe till vänster. Välj Alla för att visa alla resurser samtidigt.

Om du hellre vill se alla bokningar i en lista kan du klicka på knappen Listvy uppe till vänster. Då kommer alla bokade tider istället att listas på rad där den näst kommande bokningen ligger överst.

Du kan enkelt hoppa till en annan vecka genom att ändra värdet i fältet Vecka uppe till vänster. Om du vill hoppa till en specifik dag så kan du välja den i fältet till höger med texten Välj datum. Då kommer du se schemat för den enskilda dagen som du valt. Du kan också välja en dag genom att klicka på datumet i månadskalendern till vänster.

Ett annat sätt att bläddra mellan veckor är att använda pil-ikonerna i mitten av vyn. Mellan konerna ser du vilken vecka du befinner dig på.

Om du använder dig av en liten skärm och vill se mer av kalendern kan du klicka på den blå knappen med kalender-ikonen i. Då kommer månadskalendern till vänster att döljas och bokningskalendern får mer utrymme.

För att lägga till en ny bokning i kalendern kan du klicka på knappen Skapa ny uppe till höger i vyn. Det dyker då upp ett formulär där du får fylla i information om den aktuella bokningen. Du kan också lägga till en bokning genom att klicka på en specifik tidpunkt i kalendern.

Fördelen med det sistnämnda är att Startdatum och Starttid för bokningen kommer att sättas automatiskt utifrån var i kalendern du har klickat. Du får nu fylla i information om bokningen i formuläret som dyker upp. Vi går igenom respektive fält i formuläret nedan.

Tjänst

I fältet Tjänst väljer du den bokningsbara artikeln som du vill ska ligga till grund för bokningen. Om du har satt upp en nya bokningsbar artikel som vi beskrev i kapitlet Bokningsbara artiklar(LÄNK) så ska denna artikeln gå att välja här. Notera att när du väljer en artikel i detta fält så hämtas nya värden in i de andra fälten. Dessa värden baseras på vad du angav när du skapade artikeln.

Antal

I fältet Antal väljer du antalet debiteringar som ska göras för denna bokning. Om detta t.ex. gäller en klipptid så är det såklart endast rimligt att ange ”1” detta fält. Om det istället gäller en hyra av tre cyklar så kan du ange ”3” i detta fält.

À-pris

I fältet À-pris hämtas styckpriset för själva artikeln in när du väljer en tjänst. Du kan uppdatera detta manuellt om du vill genom att skriva in ett nytt värde i fältet.

Total rabatt kr

I fältet Total rabatt kr kan du skriva in en summa för rabatt om du vill ge kunden rabatt på bokningen.

Totalt utpris inkl moms

I fältet Totalt utpris inkl moms står den totala kostnaden som kunden ska betala för bokningen.

Bokningsbar resurs

I fältet Bokningsbar resurs kan du välja vilken resurs som ska utföra bokningen. Notera att du här kan välja på alla resurser även om personen egentligen är exkluderad från just den här artikeln. Du som administratör har möjlighet att göra detta men kunder som bokar från bokningssidan kan bara boka resurser som är kopplade till specifika artiklar.

Startdatum, Starttid, Slutdatum och Sluttid

Dessa fält styr mellan vilka datum och tider en bokning varar. När du väljer en tjänst i fältet Tjänst kommer Startdatum och Slutdatum automatiskt att sättas till första tillgängliga tid. Slutdatum och Sluttid kommer sedan att sättas automatiskt baserat på artikelns Standardtid. Du kan sedan ändra dessa fält om du t.ex. vill sätta en annan starttid eller förlänga tiden för bokningen genom att flytta fram sluttiden.

Längd

I fältet Längd hämtas artikelns Standardtid in när du väljer en tjänst. Du kan ändra denna fritt om du vill. Notera att i samband med att du ändrar denna så uppdateras också Sluttid. Likaså om du uppdaterar fältet Sluttid så kommer fältet Längd att uppdateras.

Kundens namn, Kundens mobil och Kundens e-post

I fältet Kundens namn skriver du namnet på kunden som du vill boka in. Om kunden existerar i Northmill HUB sedan tidigare så kommer det att dyka upp ett förslag på kunder som du kan välja bland. Om du väljer en befintlig kund så kommer Kundens mobil, Kundens tel och Kundens e-post att hämtas automatiskt utifrån kundens tidigare sparade uppgifter. Om dessa uppgifter är felaktiga kan du ändra dem genom att skriva in ett nytt telefonnummer eller epost. De kommer då att ändras på kunden i samband med att du sparar bokningen. Om kunden inte finns sedan tidigare kan du skapa denne genom att ange helt nya uppgifter i fälten.

Notering från bokning

I fältet Notering från bokning kan du skriva specifika kommentarer eller information om bokningen som du vill att kunden ska se. Detta kommer att skickas med i SMS och mail till kunden.

Intern notering

I fältet Intern notering kan du skriva en egen kommentar eller anteckning om bokningen. Denna notering kommer inte att visas för kunden utan syns bara för dig som har tillgång till kalendern i Northmill HUB.

Spara bokningen

När du har fyllt i all information kring bokningen kan du spara den genom att klicka på den gröna knappen med texten Spara. När bokningen har sparats kommer du att se den i kalendern på den dag och tid som du har bokat in.

Om du vill ändra eller ta bort en befintlig bokning kan du göra detta genom att klicka på bokningen i kalendern. Då dyker formuläret upp igen innehållande all information om bokningen. Du kan nu ändra i fälten om du vill justera bokningen.

Om du vill ta bort bokningen helt kan du klicka på den röda knappen med texten Ta bort. Tänk på att du behöver meddela kunden om du ändrar eller tar bort en bokning.

Även bokningar som gjorts av kunder i din bokningsmiljö kommer att dyka upp i kalendern i Northmill HUB. Du kan redigera och se mer info för en sådan bokning på samma sätt som för dina egna bokningar. Du klickar helt enkelt på bokningen i kalendern för att få fram all information kring bokningen.

Som vi nämnde tidigare i kapitlet Bokningsbara artiklar (se fliken ovan) så kan du välja att en bokning måste bekräftas av dig som administratör innan den anses spikad. I detta fall kommer du se att bokningen är röd i kalendern och har ett frågetecken på sig. För att bekräfta en sådan bokning klickar du på den i kalendern och sedan på den blå knappen med texten Bekräfta och spara.

Vid bokningar som inte kräver bekräftelse får kunden ett SMS och ett mail med information om bokningen direkt efter att hen har bokat. Vid bokningar som kräver en bekräftelse skickas SMS och mail först när bokningen har bekräftats. Du som administratör får alltid ett mail när en ny bokning görs oavsett om den är bekräftad eller ej.

Innan du har gjort några inställningar kring tillgänglighet på dina resurser så kommer de inte att vara tillgängliga för bokning. Du måste alltså manuellt gå in och lägga till tid som dina resurser ska kunna bokas.

Förmodligen jobbar varje person mellan specifika tider och därför är det viktigt att du ställer in hur varje person är tillgänglig.

Ställ in tillgänglighet

Tillgänglighet och frånvaro hanteras och från kalendervyn precis som bokningar. Gå in på kalendern genom att klicka på fliken Tidsbokning i huvudmenyn. I första läget kommer du att komma till den vanliga bokningskalendern där du ser alla bokningar. Klicka nu på knappen med en klocka i längst upp till höger.

Du kommer nu till en ny kalendervy där du kan lägga till bokningsbar tid i kalendern för en utvald resurs. Resursen växlar du som bekant genom att ändra namn i fältet med resursernas namn upp till vänster.

Så länge ingen bokningsbar tid är tillagd i resursens kalender så är denne inte bokningsbar från bokningssidan. För att lägga till bokningsbar tid klickar du på den blå knappen uppe till höger med texten Skapa ny. Du kan också precis som när du lägger till bokningar klicka på ett klockslag i kalendern.

Ett nytt formulär kommer nu att dyka upp på skärmen. I fältet Bokningsbar resurs väljer du vilken resurs det gäller. I fälten Startdatum, Starttid, Sluttdatum och Sluttid anger du mellan vilka dagar och klockslag du vill lägga till den bokningsbara tiden. I fältet Typ av händelse väljer du Bokningsbar tid för att ställa in att detta är tid som kunderna ska kunna boka.

I fältet Beskrivning kan du göra en anteckning om du vill, du kan också lämna detta fält tomt. För att lägga till den bokningsbara tiden i resursens kalender klickar du sedan på den gröna knappen med texten Skapa.

Du kommer nu se att det lagts till ett vitt block i resursens kalender. Detta block representerar tid som resursen jobbar och som kunder kan boka från bokningsmiljön. Resursen kommer inte att vara bokningsbar för tider utanför detta intervall.

På samma sätt som du lagt till bokningsbar tid kan du också lägga till ej bokningsbar tid. Detta gör du genom att återigen klicka på den blå knappen med texten Skapa ny. I formuläret som dyker upp anger du nu istället Ej bokningsbar tid i fältet Typ av händelse. Att lägga till ej bokningsbar tid är främst användbart om du redan lagt till bokningsbar tid och vill göra ett undantag under den tiden.

Ett exempel på detta är om din resurs jobbar mellan 08:00 till 17:00. Då kan du först lägga till bokningsbar tid mellan dessa klockslag. Om personen sedan har lunchrast mellan 12:00 och 13:00 kan du lägga till ej bokningsbar tid mellan dessa klockslag. Då kommer kunder inte kunna att boka in resursen på dennes lunchrast.

Bokningsbar och ej bokningsbar tid visas i form av en vit och ett gul markering den vanliga kalendervyn. På så vis kan du enkelt se hur din resurs är schemalagd när du lägger till bokningar manuellt.

Det blir tidskrävande att lägga till ny bokningsbar tid manuellt för varje vecka. Det finns därför en smart funktion som gör det möjligt för dig att kopiera alla bokningsbara tider och ej bokningsbara tider från föregående vecka.

För att kopiera tider från föregående vecka går du först till veckan som du vill kopiera till. Därefter klickar du på den blå knappen med texten Kopiera föregående vecka. Det kommer då dyka upp en ruta. Klicka på Ja fortsätt för att genomföra handlingen och kopiera tiderna. Du kommer nu se att föregående veckans bokningar finns tillagda i den nuvarande.

På detta vis kan du enkelt sätta upp veckoscheman för dina resurser och sedan kopiera dessa för flera veckor framåt i tiden. Du kan sedan göras specifika ändringar för varje vecka om det skulle behövas.

All försäljning som görs i din bokningssida samlas i bokföringsunderlaget i Northmill HUB under Inställningar - Bokföringsunderlag.

För att dina försäljningar ska bokföras på rätt sätt behöver du först ställa in bokföringskonton för moms och för de olika betalsätten som används på bokningssidan. Detta fungerar på samma sätt för alla våra onlinelösningar.