Bokföringsunderlag är ett tillägg i Northmill HUB som fungerar för både Northmill Win och Northmill Flo iOS.

När du har Bokföringsunderlag kan du gå in och se dina bokföringsunderlag i Northmill HUB under Rapporter - Bokföringsunderlag. Du kan även låta din redovisningsansvarige själv logga in för att se underlagen.

Från en kassa skapas automatiskt ett bokföringsunderlag av varje dagsavslut/Z-rapport som genomförs i kassan. Du finner dessa under Rapporter - Bokföringsunderlag.

Här kan du se de bokföringsunderlag som skapats från samtliga anslutna kassor, exportera bokföringsunderlaget som SIE-fil eller låta dina bokföringansvarige gå in och själv hämta de filer som behövs.

Om du har en integration till bokföringsystem som Visma eller Fortnox överförs data till bokföringen med automatik. Detta styrs inte via Bokföringsunderlag.

Konton, kontoplaner och konteringskoder är begrepp som hänger samman med företagets bokföring. För en komplett förklaring av de olika begreppen hänvisar vi dig till din redovisningsbyrå eller revisor.

För att sköta din bokföring används konton i en kontoplan. Detta skall inte förväxlas med bankkonton, utan bokföringskonton handlar om ett sätt att strukturera upp inbetalningar, försäljning och andra affärshändelser. Kontonumret består oftast av fyra siffror samt ett namn och det finns en standardkontoplan som de flesta använder sig av.

Ett konto är i det här fallet alltså ett fyrsiffrigt nummer till vilket du i bokföringen registrerar dina affärshändelser. Exempel på kontonummer är 1910 som oftast används som konto för kontantkassa och 1930 som oftast används som konto för bankkonto.

De vanligaste kontona finns redan konfigurerade baserat på baskontoplanen när du installerar ett kassasystem från Northmill, men du kan när som helst ändra uppgifterna. Konton används också för att hålla reda på moms för att kunna redovisa detta till Skatteverket. Kassasystemet räknar själv ut momsen.

Olika artiklar kan ha olika moms. T.ex. är momsen olika för matvaror och för kläder. Momskoderna behöver därför även kopplas till artiklar. För att du ska slippa ange bokföringskonto och momssats på varje artikel använder Northmill HUB sig av konteringskoder.

En konteringskod är en kombination av bokföringskonto och momssats. Om du använder integrationen till ett redovisningssystem som t.ex. Visma eller Fortnox kan en konteringskod även innehålla information så som kostnadsställe och projekt.

Du ställer in konteringskoder i Northmill HUB på webben under Inställningar - Konteringskoder. Du anger bokföringskonto och aktuell momssats. Systemet kommer därefter att själva se till att varje försäljning hamnar på rätt bokföringskonto. Om du vill dela upp din försäljning bokföringsmässigt är det smart att skapa flera konteringskoder.

Du väljer sedan på endera artikelgrupp eller artikel vilken konteringskod som ska gälla när denna artikel säljs. Det är viktigt att du har rätt konton inställda i din kassa. Främst för din bokföring men även om du vill synka kassan till något annat program så som Visma eller Fortnox.

Konton och konteringskoder kan upplevas som komplicerat för den som inte är insatt i bokföring. Känner du dig osäker rekommenderar vi dig därför att ta kontakt med din revisor eller en redovisningsbyrå. Det finns också information på Verksamt.se , hos Skatteverket eller t.ex. hos Björn Lundén .

Vi på Northmill kan tyvärr inte svara på frågor om vilka konton som skall användas, då detta ligger utanför omfattningen av vår support. Det är alltid du som VD som ansvarar för att bokföringen i ditt bolag är korrekt.

Din Northmill-kassa levereras normalt med förinställda konton. Dessa konton bygger på svensk baskontoplan, men du kan när som helst ändra dem så att de passar din bokföring.

Olika artiklar kan ha olika moms. T.ex. är momsen olika för matvaror och för kläder. Momskoderna behöver därför även kopplas till artiklar. För att du ska slippa ange bokföringskonto och momssats på varje artikel använder Northmill sig av konteringskoder.

Hur ställer jag in kontoplan i kassan?

Gå till Meny - Inställningar - Kontonummer och Inställningar - Moms

Här finner du en lista över fyra möjliga momssatser och konton. Tryck på en rad för att ändra procentsats och konto.

När Northmill-kassa synkas med externa bokföringssystem är det viktigt att konteringen är likadan i båda systemen.

Integrationen visar vanligtvis ett felmeddelande om konteringen skiljer sig åt, och kontona markeras i rött i Northmill HUB.

Skillnad i konteringen kan få överföringen av dagsavslut att stanna. De dagsavslut som inte förts över läggs då i kö i väntan på att konteringen skall korrigeras. För att dessa skall gå över till det externa systemet måste konteringen korrigeras i det externa systemet (Visma/Fortnox) och inte i Northmill.

För information om hur du uppdaterar konton i Visma och Fortnox hänvisar vi till respektive företags supportsidor.

Vill du istället uppdatera koderna i kassan måste eventuella dagsavslut i kö importeras manuellt genom SIE-filer.

Du uppdaterar konteringskoder i kassan genom Inställningar - Kontonummer

Dagsavslut ska enligt kassalagen göras varje dag som man har haft försäljning. Ett dagsavslut kallas också för Z-rapport.

Innan du gör en Z-rapport kan du ta ut en sk X-rapport. En X-rapport visar samma sak, men är ett sätt att kontrollera att allt stämmer innan man gör en Z-rapport och kan tas ut flera gånger eftersom den inte nollställer räkningen. En X-rapport är inte ett genomfört dagsavslut.

Hur gör jag dagsavslut?

1. Gå till Meny - Rapporter

2. Du kan trycka på Visa X-dagsrapport för att kontrollera att allt stämmer, men en X-rapport är inte ett genomfört dagsavslut.

3. Tryck på Skapa Dagsavslut

4. Tryck på delningsikonen för att skriva ut eller maila dagsavslutet.

Hur gör jag dagsavslut i kortterminalen?

Om du använder en integrerad kortterminal så görs dagsavslut i kortterminalen automatiskt när du gör dagsavslut i kassan enligt ovan för de kortterminaler som behöver det.

Ibland kan man behöva göra ett dagsavslut i endast kortterminalen men ej i kassan. Vi hänvisar då till kortterminalens manual.

För fristående terminaler behöver ett dagsavslut även göras i terminalen. Se respektive terminals manual för mer information.

Hur ser jag tidigare dagsavslut?

För att visa tidigare Z-rapporter trycker du på Dagsavslut i övre listen. Här ser du dagsrapporter sorterade efter datum. Du kan också se dagsavslut i Northmill Hub genom Rapporter och bokföringsunderlag

Jag har glömt att göra dagsavslut

Om du glömt att göra dagsavslut en dag kan du inte göra det för den aktuella dagen i efterhand. Dagsavslutet görs alltid från föregående dagsavslut och till nu. Du ser på Z-rapporten vilka kvittonummer som ingår i det valda dagsavslutet. För att ändå få ut dagens försäljning separat så att du kan stämma av kan du ta ut en försäljningsrapport för vardera dag som är med på det ihopslagna dagsavslutet.

Kontrolleras kontantkassa

Kontantkassan består av Växelkassan och dagens kontantintäkter. Normalt sett tas dagens kontantintäkter bort från kassalådan i samband med kontrollräkning så att bara växelkassan är kvar.

Om du istället låter pengarna ligga kvar i kassalådan och bli en del av växelkassan måste du uppdatera växelkassan i Northmill iOS.

Detta gör du under Meny - Rapporter - Ange växelkassa.

Olika rapporter kan du alltid hämta via din kassa. För försäljningsrapporter och statistik är Northmill Hub det bästa verktyget och rekommenderas i första hand.

Hur ser jag rapport i min kassa?

Gå till Menyn - Rapporter